Tener un proceso de cobranza bien definido y estructurado dentro de una empresa es vital para mantener las finanzas y las operaciones en general en perfecto funcionamiento. Con esto en mente, en este artículo definimos 5 estrategias para la gestión de cobranza en tu negocio sin tener que sufrir en el camino. Para tal, es importante conocer los diferentes tipos de cobranza para que puedas diseñar la estrategia adecuada.
¿Qué es la cobranza?
A través del proceso de cobranza, las empresas pueden recibir los valores correspondientes a las deudas que sus clientes han contraído con ellas. De la gestión de la cobranza dependen el flujo de caja positivo y la liquidez necesaria para apalancar el crecimiento y cubrir los gastos administrativos y operativos del negocio.
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4 tipos de cobranza – etapas
Básicamente, todos los negocios existen para ganar dinero. Si tus clientes no te pagan, podrás tener un grave problema de liquidez. Si tardan en pagar, también es un problema. Aunque la morosidad es bastante habitual en muchas empresas, eso no significa que no se pueda luchar contra ella. La clave es el proceso de cobranza. Dentro de este proceso, caben 4 tipos de cobranza o etapas que definen tu estrategia:
Cobranza Preventiva
Este tipo de cobro se ejecuta realizando un monitoreo de la factura desde el momento de su emisión, enviando recordatorios de pago. Toda la comunicación es en cantidad moderada y con un tono amable. El objetivo principal generar hábitos de pago en los clientes, minimizando así las moras y la cartera perdida.
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Cobranza Administrativa
En esta fase del proceso de cobro se considera toda la gestión de control, seguimiento y cobranza que hay entre la emisión de la factura, el recaudo de su valor y el resumen de la deuda.
El proceso incluye tanto la cartera corriente como la cartera vencida a corto plazo. Es la etapa de atraso inicial, que va entre 1 y 30 días de atraso o mora. Este tipo de cobranza es gestionado internamente por la empresa por el área de finanzas o específicamente por el departamento de cobranzas. En esta etapa es fundamental utilizar avisos y reclamos a los clientes morosos. Para ello se utilizan los distintos canales digitales, la llamada telefónica o, en último recurso por ser más caro, una visita presencial.
En los casos en que han pasado más de 30 días desde la fecha de pago suele reconocerse ya en una etapa de cobranza extrajudicial.
Cobranza Extrajudicial
En esta etapa de la cobranza en que el acreedor realiza cobros y notificaciones a los clientes que han tenido atrasos importantes en el pago de sus productos. Normalmente esta etapa entra después de los 30 días y hasta 90 días de retraso en la relación a la fecha de pago original.
El retraso en el pago de las obligaciones por parte del deudor, conlleva un aumento de la deuda por los intereses y los gastos de cobranza extrajudicial, que son aquellos que se generan por las gestiones realizadas por el acreedor o empresa de cobranza, para la recaudación del dinero adeudado.
Esta etapa de la cobranza no involucra todavía los tribunales de justicia.
Cobranza Judicial
Después de 90 días de que vence la fecha de pago de la deuda, generalmente se entra en un proceso de cobranza judicial.
Básicamente, consiste en una demanda interpuesta por el acreedor en contra del deudor. En esta instancia es el tribunal quien analiza la situación y busca fórmulas de pago. En caso de que el deudor no cuente con los recursos para cubrir la obligación, el tribunal puede ordenar el embargo y remate de bienes cuyo valor sea proporcional a la deuda.
Lo ideal es no llegar a este punto, puesto que implica inversión de tiempo y esfuerzos tanto para el acreedor como para el deudor. Sin embargo, lo más probable es que sea el acreedor el que deberá asumir los honorarios de cobranza judicial.
Estrategias para la gestión del cobro
Llamar una y otra vez a los clientes para que paguen sus facturas no es, de ninguna manera, la mejor estrategia de cobranza. Considera estas estrategias para que ni siquiera tener que hacer una sola llamada.
#1 La cobranza inicia con la emisión de la factura
Muchas empresas comienzan a gestionar sus cobranzas una vez que la factura se encuentra vencida. Esta es una actitud reactiva que retrasa los plazos para darse cuenta de los problemas, y por lo tanto alarga los plazos de cobro de la empresa.
La gestión de cobranzas comienza al momento de emitir la factura. La plataforma de gestión de pagos te ayuda en el envío de facturas y recordatorios de pagos para un mejor control del proceso de cobro.
#2 Secuencia de notificaciones y recordatorios
Debes definir una serie de avisos y notificaciones a enviar a los clientes a medida que pasa el tiempo y sus facturas siguen impagas.
Estos avisos pueden ser realizados vía e-mail, llamadas, cartas o en persona. Recomendamos seguir ese orden a medida que pasa el tiempo, ya que van de menor a mayor costo.
Podrás también utilizar herramientas como Fondimex que te ayudan a automatizar la secuencia de recordatorios por e-mail para evitar preocupaciones.
#3 Prioriza tus acciones de cobranza
Separar a los clientes por diferentes tipos y características es importante cuando se quiere de alguna manera sistematizar esta labor y hacerla eficiente. Uno de los aspectos más importantes es lograr que el tiempo del equipo se aplique a gestionar aquellos clientes que tendrían un mayor impacto en las cobranzas.
Cada acción de cobro debe estar pensada de acuerdo a ciertos aspectos de la cuenta a cobrar como el monto, antigüedad del cliente y de la deuda o el tipo de servicio/ producto.
#4 Digitaliza tus procesos
El papeleo y las autorizaciones por firma autógrafa son quizá uno de los problemas que más dificultad generan en el proceso de cobranza. Muchas veces para ejecutar la cobranza o, quizá para ejecutar una orden de cobro se requiere de aprobaciones por parte de los jefes o gerentes del departamento.
Con plataformas de firma electrónica y gestión de documentos esto ya no tiene por qué ser así.
