La administración de las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar es esencial para cualquier empresa. Hay que poder hacer un seguimiento de lo que se debe a un proveedor, de lo que se ha vendido y de lo que el cliente debe. Esto aplica especialmente si eres una gran empresa que gestiona cientos de transacciones diferentes al día.
Dos áreas diferentes, las cuentas por pagar (lo que debes) y cuentas por cobrar (lo que se te debe), son responsables de llevar la cuenta del dinero que entra y sale de la empresa.
La administración de las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar puede ser un acto de malabarismo. Estar al tanto de estas cuentas supone la diferencia entre hacer un seguimiento adecuado de las compras y pagar en exceso o no cobrar por los bienes y servicios, lo que hace que su gestión adecuada sea más importante que nunca. Para lograr ese objetivo, hay 5 consejos indispensables:
Administración de las cuentas por cobrar y cuentas por pagar
#1 Establece políticas de crédito claras
Algo que no le gusta mucho a quién lleva la administración de cuentas es que tardan mucho en cerrarse. Las áreas de cobros suelen establecer plazos de crédito, que pueden variar en función de cada cliente. Los clientes habituales con buenas calificaciones crediticias reciben un periodo de flexibilidad mayor para el pago, mientras que los clientes primerizos pueden no tener tanto margen de maniobra.
En cuanto a los plazos de pago, la mayoría de las empresas establecen plazos de 15 a 30 días. En consecuencia, la administración de las cuentas por pagar deberían pagar a los proveedores en cuanto los artículos enviados lleguen en buen estado. Si lo hace, puede incluso aprovechar los descuentos que ofrecen los proveedores por pagos anticipados.
#2 Encorta los ciclos de las transacciones
Un ciclo de pago y cobranza más corto para las compras y ventas ahorrará a la empresa dinero en recursos dedicados a realizar esos intercambios. Los ciclos más largos pueden ser síntoma de cuellos de botella en el flujo de trabajo o de poca liquidez, como ocurre cuando una empresa opta por esperar a que le paguen por una venta antes de reembolsar a un proveedor.
Para evitar esta situación, establece plazos para las cuentas por cobrar y por pagar. Mejor aún, define plazos más cortos para las cuentas por cobrar, para que te puedas ocupar rápidamente de las cuentas por pagar. Utiliza herramientas como la de Fondimex para facilitar la administración de las cuentas por cobrar y pagar. Acostúmbrate a emitir facturas, órdenes de compra y otra documentación en determinados días de la semana o del mes para crear una rutina con la que puedas trabajar.
#3 Facilita la comunicación
Las empresas pueden tener dificultades en la comunicación entre las áreas de compras y ventas. Para facilitarlo, cada departamento debería consultar al otro sobre las transacciones que afectan a la empresa. Si hay una gran demanda por parte de los clientes, cuentas por cobrar pueden indicar a cuentas por pagar que crezcan su inventario. Si los tiempos son difíciles, los acreedores pueden querer frenar las compras hasta que haya una mayor estabilidad.
#4 Está al tanto de cuentas antiguas
Deberías registrar todas las transacciones inmediatamente y emitir extractos con regularidad, pero también es prudente revisar las cuentas antiguas para asegurarte de que todo está saldado.
Si hay cuentas pendientes en los libros, actúa inmediatamente y suspende cualquier otro negocio con ese cliente en particular hasta que su cuenta esté equilibrada. Establece una política que indique el periodo máximo que debe transcurrir para saldar la cuenta de un cliente.
Revisa cómo prevenir atrasos de clientes y retrasos de pago
Del mismo modo, en el caso de las cuentas por pagar, si los proveedores no pagan dentro de un periodo de tiempo determinado, ponte al día lo antes posible y establece un calendario para la liquidación de las cuentas por pagar.
#5 Usa herramientas para llevar seguimiento
El seguimiento de las cuentas por cobrar y por pagar implica la creación de facturas, recibos, órdenes de envío, órdenes de compra, estados financieros y otra documentación. Es un proceso minucioso y aún más laborioso si un solo documento pasa inadvertido.
El uso de un software de cuentas por pagar para automatizar todas esas transacciones en tiempo real permite la rápida compilación de la información necesaria para los estados financieros y puede ayudar a rastrear anomalías como cuentas morosas o interrupciones en el flujo de operaciones.
La administración de las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar es fundamental para determinar la salud financiera de cualquier empresa. Su seguimiento y gestión adecuados son importantes no sólo para evaluar el rendimiento general, sino para ayudar a los directivos y propietarios a tomar decisiones más inteligentes que puedan influir en el futuro de una organización.
