Como propietario de una pequeña empresa, probablemente has perfeccionado las finanzas de tu negocio hasta convertirlas en una ciencia. Sabes exactamente cómo crear tu factura y la envías inmediatamente después de completar un trabajo. Sin embargo, a pesar de tu organización, son prácticamente inevitables los atrasos de clientes. Y, cuando llegue ese día, probablemente te preguntarás cómo actuar ante el retraso de pago.
Si un cliente no te paga a tiempo, puede que tengas la tentación de dejar pasar esa morosidad para evitar la confrontación. O, en el otro extremo del espectro, puede que sientas que tienes que ser un poco demasiado duro cuando lo recuerdes de su pago atrasado.
Entonces, ¿Cómo encontrar el equilibrio?
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Cómo solicitar pagos atrasados
La mejor práctica, por supuesto, es que tus clientes envíen el pago inmediatamente después de recibir tu factura. Sin embargo, las “mejores prácticas” nunca están garantizadas. Por lo tanto, si estás esperando una factura de un trabajo que has completado hace semanas, y te preocupa el retraso de pago, es importante no esperar a que ese retraso se produzca.
En su lugar, envía tu primer correo electrónico de seguimiento una semana antes de la fecha de vencimiento del pago.
Luego, si te enfrentas a un atraso del cliente, tendrás que seguir enviando contactos de seguimiento hasta que recibas la factura.
Pedir un pago atrasado puede ser difícil, pero la clave es modular el tono en estos recordatorios. Tendrá que ser cortés y firme a partes iguales, pero, dependiendo del grado de retraso en el pago, es posible que su tono deba inclinarse más en una dirección que en otra.
¿Y si no funciona?
Si todavía tienes un retraso de pago después de todos los correos y mensajes, es hora de llamar directamente a tu cliente. En primer lugar, es posible que tu cliente haya cambiado de dirección de e-mail, o que te haya proporcionado accidentalmente una dirección incorrecta. O, si trabajas con una institución más grande, puede que estés enviando tus solicitudes de factura a la persona o departamento equivocado.
En cualquier caso, siempre es más eficaz hablar directamente con el cliente, de persona a persona, que enviar un correo electrónico. De este modo, le recordarás con firmeza pero con amabilidad que tiene que pagar, y escucharás su versión de la historia de primera mano.
¿Cómo prevenir atrasos de clientes?
Incluso con todos los recordatorios de pago, es posible que te sientas un poco incómodo persiguiendo a tus clientes por tu dinero. Por eso, la mejor manera de evitar esa incomodidad es prevenir la posibilidad de que se produzcan retrasos en los pagos en primer lugar.
Implementa estos consejos desde el principio, ya que pueden ayudarte a evitar la morosidad en el futuro.
- Sé honesto: Si te preocupa la posibilidad de que se produzcan retrasos en los pagos, informa a tu cliente de las condiciones de pago antes o justo después de firmar el contrato. De este modo, no dejarás al azar que tu cliente lea (con atención) tus condiciones de pago cuando reciba su primera factura.
- Sé claro en cuanto a los plazos: Con frecuencia, los propietarios de empresas escriben en sus facturas “Se efectuará a la recepción” como condiciones de pago. Pero eso es un poco vago y deja demasiado margen a tus clientes para una interpretación incorrecta. En lugar de eso, indica claramente el plazo de reembolso en términos de días, por ejemplo, “Vence 30 días después de la recepción”.
- Cobra intereses de mora: Al igual que a ti te cobran intereses por el retraso en los pagos de la tarjeta de crédito de tu empresa, tus clientes también pueden ser responsables económicamente por pagarte con retraso. Indica claramente los términos de tus cargos por intereses directamente en tu factura.
- También ayuda a evitar los pagos atrasados el hecho de que envíes la factura a tu cliente inmediatamente después de completar un trabajo. Cuando la transacción está todavía fresca en la mente del cliente, es más probable que te pague a tiempo.
Otro consejo es ofrecer descuentos por pago anticipado a tus clientes. Cuando tus clientes paguen con antelación, ofréceles un pequeño descuento, como el 1%. Puede que no parezca mucho, pero podría ser el empujón necesario para que te paguen a tiempo.
El atraso de pago
Si el pago de tu factura se retrasa mucho, puede ser difícil mantener la calma. Después de todo, “hacer negocios” significa algo más que hacer bien tu trabajo. También significa recibir una compensación a tiempo por tu arduo trabajo. Por eso, si no recibes esa compensación, tienes más que derecho a ser diligente en el seguimiento de ese dinero.
No obstante, ten en cuenta que los retrasos en los pagos no suelen ser una afronta personal. La mayoría de las veces, los clientes morosos simplemente han estado ocupados, distraídos o han perdido u olvidado su factura en el proceso.
