El proceso de cuentas por pagar implica algo más que ponerse al día con las facturas pendientes: el flujo de trabajo puede hacer que tus relaciones con los proveedores se quiebren, especialmente cuando se trata de proveedores o vendedores ubicados en el extranjero. Para muchos, la teoría detrás de la gestión de proveedores puede parecer compleja. Entre los riesgos, las relaciones, el software y los sistemas hay mucho que pensar, pero estamos aquí para darte una visión general de la gestión de pagos a proveedores y contratistas.
¿Qué es la gestión de proveedores y gestión de suministros?
La palabra gestión de suministros se refiere al acto de encontrar, obtener y gestionar recursos, proveedores y contratistas que son vitales para las operaciones de una organización. En otras palabras, se conoce como Proceso de Gestión de Proveedores.
La gestión de suministros consiste en la compra de bienes físicos, datos, servicios y cualquier otro recurso esencial que permita a una organización operar y crecer de forma continua.
La gestión de proveedores es la relación que se establece entre un comprador y un proveedor, sujeta a la obtención de bienes o servicios y su suministro a su organización, que a su vez define el tipo de relación de trabajo que debe buscar desarrollar con sus proveedores.
Tipos de relación con proveedores
- Comprar en el mercado. Normalmente es un acuerdo transaccional directo y común entre comprador y vendedor para bienes o servicios nombrados. Suele implicar únicamente el cumplimiento contractual, con poca o ninguna interacción más allá de la comunicación de la necesidad y el cumplimiento.
- Relación continua. Un estatus reconocido formal o informalmente en el que un proveedor es seleccionado con preferencia sobre otros. Suele haber más intercambio de información y una relación comparativamente sólida entre ambas partes.
- Asociación. Tradicionalmente, un contrato a más largo plazo que los anteriores, las asociaciones se definen por su mayor confianza y el amplio intercambio de información y objetivos comerciales, especialmente en comparación con las relaciones continuas.
- Alianza estratégica. Relación a largo plazo en la que ambas partes han acordado trabajar juntas, normalmente con algún tipo de acuerdo de exclusividad, con objetivos y metas comerciales definidos. Tanto si el acuerdo es formal como informal, también puede haber incentivos entre ambos. Requiere un estrecho grado de colaboración para hacer realidad el potencial, normalmente una interacción diaria.
- Integración hacia atrás. Esta relación implica que la organización es dueña del proveedor como parte de su negocio. Como resultado, existe una cultura unificada e, idealmente, un intercambio total de información y planes. Básicamente, el proveedor y la organización son una misma cosa.
Gestión de pagos a contratistas y proveedores
Para añadir continuamente nuevas ventajas competitivas, las organizaciones deben confiar en la gestión de las relaciones con los proveedores, especialmente teniendo en cuenta lo imprevisible que puede ser el entorno empresarial. Por lo tanto, el tema de gestión de pagos a proveedores gana particular relevancia.
Asegurarse de tener una relación sólida y saludable con sus proveedores permite que tu empresa logre un servicio mucho más sólido y mejorado. Además de permitir realizar compras de manera eficaz. Al hacer todo esto, podrás mantener una relación equilibrada a largo plazo.
Herramienta gratuita de gestión de pagos a proveedores
Poder contar con una plataforma para la gestión de pagos a contratistas y proveedores, verificación de facturas y de las cuentas por recibir y pagar es clave para una empresa. Para evitar los problemas de liquidez que pueden derivarse de unos procesos contables ineficaces, lo mejor es optimizar tanto las cuentas por pagar como las cuentas por cobrar.
Plataformas como la de Fondimex te ayudan en la gestión de cuentas, envío de facturas y confirmación de pago. Es gratuita y además te genera recordatorios de pago y hacer la validación de facturas (verificar que sí es una factura válida para el SAT).
