Las empresas dependen de servicios de proveedores, contratistas y otros socios comerciales para que toda la operación funcione. Todo es bastante sencillo, hasta que llega el momento de pagar a estas personas por sus productos o servicios o recibir pagos de clientes. Aquí es dónde entra la gestión de cuentas y todo el proceso de envío de facturas, recordatorios de pago y confirmación de pago.
Sistema de facturación
Para cobrar por tus productos o servicios, primero tendrás que determinar tu método preferido de facturación. Esto puede ser tan sencillo como crear un documento de plantilla que puedas editar. También puedes utilizar un software de contabilidad que te genere facturas profesionales.
Envío de Facturas
Una vez que tengas la factura lista, lo siguiente que tendrás que decidir es cómo enviarla. Podrías enviar por un correo electrónico normal o enviarla físicamente.
A primera vista, la contabilidad parece un problema que se puede resolver de forma sencilla. Se concilia cada pago recibido con cada cliente y número de factura. Esto puede funcionar si sólo tienes unas cuantas facturas (tal vez 10 o 20) cada mes. Pero si tienes que repetir este proceso para cientos de facturas en cada ciclo, puede ser una labor enorme y que requiera mucho tiempo. Muchas empresas no disponen de un número ilimitado de personas u horas para dedicar a este esfuerzo.
Plataformas como la de Fondimex te ayudan en la gestión de cuentas, envío de facturas y confirmación de pago. Es gratuita y además te genera recordatorios de pago y hacer la validación de facturas (verificar que sí es una factura válida para el SAT).
Tras la creación de la factura, se envía electrónicamente un enlace protegido a tu cliente. A continuación, éste accede al portal (sólo las personas preautorizadas pueden hacerlo) para ver la factura y recibir recordatorios y confirmación de pago.
Alertas y recordatorios de pago
Fondimex controla el estado de las facturas y enviará automáticamente recordatorios si no se recibe el pago en el plazo predeterminado. Ya no tendrás que revisar archivos y pagos dispersos para determinar quién ha pagado y quién no. Y, desde luego, no tienes que dedicar horas a llamadas telefónicas o a correos electrónicos personales para recordar el pago a tus clientes. Desde tu dashboard puedes ver todas las facturas subidas, cuáles tienes pagar y las que tus clientes ya te pagaron.
Confirmación de pago
Una vez realizada la transacción, podrás realizar la confirmación de pago en la plataforma. Tus proveedores o contratistas serán notificados automáticamente y su estado de cuenta en Fondimex se actualizará.
En el mismo sentido, si realizas el envío de facturas a través de Fondimex a tus clientes, ellos podrán confirmar su transacción en la plataforma. De esa manera, podrás verificarlo y llevar el control de cobranza adecuado.
