Cuando se acaba de lanzar un negocio, el presupuesto es una de esas cosas que pueden quedar en el olvido. Aún más, si tu empresa está creciendo de manera significativa o está pasando por un boom, puede hasta no parecer relevante llevar ese control de gastos. Pero un presupuesto puede ayudar a garantizar el éxito a largo plazo de tu empresa. Un presupuesto te ayuda a ver más allá de la próxima semana o mes. Es tener un visión de tu negocio para el próximo año, o los próximos cinco años, incluso. Aquí te ayudamos a hacer un presupuesto y sus ventajas y desventajas.
Las Ventajas y Desventajas de un Presupuesto
La elaboración de un presupuesto para tu empresa consiste en hacer una conjetura sobre el futuro de las finanzas de tu negocio. Requiere examinar lo que ocurrió el mes pasado, lo que ocurrió hace tres meses y cómo fue este mes el año pasado, y luego utilizar esa información para tomar decisiones financieras acertadas para los meses y años siguientes.
Si has tenido un par de meses malos y prevés que te espera otro lento, puedes prepararte para minimizar los gastos en la medida de lo posible. Por otro lado, si el negocio ha estado en expansión y tu estrategia de marketing y ventas está funcionado y atrayendo a los clientes, arriesga un poco más e invierte en la compra de más inventario para satisfacer a esos clientes que llegan y hacer que vuelvan.
Ventajas de un presupuesto
Más concretamente, un presupuesto tiene las siguientes ventajas:
- Hace que tu operación sea más eficiente.
- Te indica los fondos sobrantes que puedes reinvertir.
- Permite predecir los meses lentos y mantenerte sin deudas.
- Estimar lo que necesitas para ser rentable.
- Proporcionar una visión del futuro.
- Te ayuda a mantener el control del negocio.
La creación de un presupuesto empresarial hará que el funcionamiento de tu negocio sea más fácil y eficiente. Te ayuda a asegurar de que gastas el dinero en los lugares adecuados y en el momento oportuno para no endeudarte.
Las desventajas
La verdad no hay muchas desventajas en tener esta herramienta para el control de tu negocio. Solo implicará compromiso y organización de tu negocio para ser realista en sus previsiones a futuro y evitar sobrepasar los gastos presupuestados para tus actividades.
Es importante también hacer una constante actualización cuando los resultados o las expectativas no son correspondidas para que tus gastos no sobrepasen las ventas.
¿Cómo hacer un presupuesto? – 6 pasos para tu negocio
Cuando empieces, te darás cuenta de que el proceso de hacer de un presupuesto empresarial comienza con una revisión retrospectiva de tus ingresos y gastos anteriores. Cuanto más tiempo lleves en el negocio, más fácil será este proceso, ya que tendrás más datos para analizar al hacer un presupuesto para el futuro.
Aprovecho también para dejarte un enlace para una plantilla para tu presupuesto por si hace falta.
Para ayudarte a hacerlo, hay 6 pasos que debes considerar:
#1 Analiza tus ingresos
El primer paso en cualquier ejercicio presupuestario es ver hacia el histórico de tu negocio y encontrar todas las fuentes de ingresos. Suma todos ellos para descubrir qué dinero entra en tu negocio mensualmente.
Asegúrate de calcular los ingresos, no la utilidad. Los ingresos son todo el dinero que entra en la empresa antes de deducir los gastos. La utilidad es lo que queda después de deducir los gastos.
Una vez que hayas identificado todos tus flujos de ingresos, calcula tus ingresos mensuales. Es importante hacerlo durante varios meses y, preferiblemente, durante al menos los 12 meses anteriores, siempre que dispongas de esa cantidad de datos.
Con 12 meses (o más) de información, puedes examinar cómo cambian tus ingresos a lo largo del tiempo y buscar patrones estacionales. Por ejemplo, tu negocio puede experimentar un bajón durante las vacaciones o un pico en la temporada navideña. Conocer estos cambios estacionales te permitirá prepararte con antelación para los meses de vacas flacas y disponer de un colchón financiero.
#2 Resta los costos fijos
El segundo paso para hacer un presupuesto es sumar todos los costos fijos.
Costos fijos son cualquier costo necesario de forma recurrente para el funcionamiento de la empresa. Los costos fijos pueden ser diarios, semanales, mensuales o incluso anuales, así que asegúrate de obtener todos los datos que puedas.
Algunos ejemplos de costos fijos en tu empresa pueden ser:
- Alquiler.
- Suministros.
- Pago de crédito a largo plazo.
- Depreciación de activos.
- Impuestos.
- Seguros.
Tu empresa es única y tendrá costos fijos diferentes a los descritos aquí. Tómate unos minutos para anotar otros costos fijos que puedan estar asociados a tu negocio.
Una vez que los hayas identificado, los restarás a tus ingresos y pasarás al siguiente paso.
#3 Determina los gastos variables
Es posible que también ya te hayas dado cuenta de que hay algunos gastos variables en tu negocio.
Los gastos variables son aquellos que cambian en función de tu operación. Muchos de ellos son necesarios para que tu negocio siga funcionando, como los servicios o las nóminas.
También encontrarás otros gastos que no son necesarios para el funcionamiento de tu negocio, pero que hay casos que se pueden tener. Son los llamados “gastos discrecionales“, que también puedes incluir en tu cuenta de gastos variables.
Algunos ejemplos de gastos variables son:
- El salario del dueño del negocio.
- Sustitución de equipos antiguos.
- Material de oficina.
- Desarrollo profesional.
- Gastos de marketing.
- Servicios.
Durante los meses de escasez, tendrás que reducir los gastos variables de tu empresa, empezando por los gastos discrecionales. Sin embargo, durante los meses de ganancias, cuando hay ingresos adicionales, puedes aumentar tus gastos variables para el beneficio a largo plazo de tu negocio.
#4 Reserva un fondo de contingencia para gastos no planeados
Tanto si has dirigido un negocio como si no, todos sabemos que siempre hay gastos inesperados.
Evita el miedo a los costes inesperados cuando hagas el presupuesto de tu empresa asegurándote de tener algo de dinero extra a mano y planificando las contingencias dentro del presupuesto.
Aunque te sientas tentado a gastar cualquier excedente de ingresos en gastos variables, reserva una parte en un fondo de emergencia. De este modo, estarás preparado para cuando algo se estropee y haya que sustituirlo, o para reemplazar rápidamente el inventario dañado por una inundación por ejemplo.
#5 Crea tu cuenta de resultados
Una vez que hayas recopilado toda la información anterior, es hora de crear tu cuenta de pérdidas y ganancias.
El mero hecho de hablar de una cuenta de resultados puede provocar ansiedad, lo entendemos. Pero recuerda que ya has hecho todo el trabajo. Se trata de sumar y restar: Suma todos los ingresos del mes y suma todos los gastos del mes. A continuación, resta los gastos de los ingresos y espera obtener un número positivo al final.
Si lo consigues, ¡tienes utilidades! Si no es así, es una pérdida, y eso también está bien. Las pequeñas empresas no son rentables todos los meses, y mucho menos todos los años. Esto es especialmente cierto cuando acabas de empezar tu negocio.
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#6 Ahora sí hace el presupuesto
Tanto si eres una empresa nueva como si llevas tiempo en esto, proyectar lo que ocurrirá con tu negocio es siempre una buena idea.
Ahora que has creado tu cuenta de resultados -que es un documento histórico que muestra el pasado de tu negocio- es el momento de crear tu presupuesto. Y éste es un documento orientado al futuro.
Para este paso, consultar tu cuenta de resultados te ayudará a entender mejor los altibajos estacionales de tu negocio, qué inversiones en tu empresa valen la pena repetir y qué deberías evitar en el futuro.
En tu cuenta de resultados, puedes encontrar cómo impactaron:
- Grandes compras de suministros o equipos que generen una pérdida.
- Tendencias estacionales debidas a factores no controlables (catástrofes naturales o crisis económicas).
- Tendencias estacionales debidas a los calendarios escolares, vacaciones o limitaciones de suministro.
- Beneficios superiores a los de años anteriores o que no se pueden explicar.
Al examinar tu cuenta de resultados, busca formas de explicar las fluctuaciones y cambios en su negocio.
Por ejemplo, si tienes un puesto de paletas, verás que los beneficios son mayores en verano, cuando las temperaturas son más altas. Conocer tus meses más rentables te ayudará a predecir cómo será tu próximo año. También puede tomar esa información y decidir contratar más personal y ampliar su horario durante ciertas épocas del año, haciendo que su negocio sea aún más rentable en los meses en que la demanda es mayor.
En Conclusión
Serán muy pocos los empresarios que conocerás que adoren hacer presupuestos, las finanzas y las hojas de cálculo. Pero la elaboración de presupuestos es parte de administrar un negocio. Por eso, conocer paso a paso cómo crear un presupuesto empresarial y gestionarlo de forma eficiente hará que tu trabajo sea un poco más fácil.
